5 نکته برای برنامه ریزی موفق و درست
برقراری تعادل میان وظایف و کارهای گوناگون در زندگی آسان نیست. کار، درس، خرده‌کاری‌های هر روزه‌ی زندگی؛ درحالی‌که باید هوای دوستان و خانواده را هم داشته باشید! به همه‌ی اینها زمانی را که نیاز دارید به خودتان برسید هم اضافه کنید. در چنین معرکه‌ای بی‌شک برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند. با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل کارها آسان‌تر می‌شود، میتوانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت تعادل برقرار و کارها را بر اساس اهمیتی که برای‌تان دارند اولویت‌بندی کنید. با ما همراه باشید تا ببینید چطور میتوانید یک برنامه ریزی روزانه کارآمد داشته باشید.
طرح‌ریزی برای یک برنامه روزانه
۱. مشخص کنید روزتان را چگونه می‌گذرانید
پیش از تهیه‌ی یک برنامه بهینه باید از کارهایی که طی روز انجام می‌دهید و نحوه‌ی تنظیم آنها آگاه باشید. مثلا اگر باید به دانشگاه یا سر کار بروید، پس این موارد و زمان مربوط به آنها در اختیار شما نیست اما در وقت‌های آزادتان خیلی راحت امکان تغییر و تصمیم‌گیری دارید.
چند روزی را به بررسی کارهایی که می‌کنید و اینکه زمان را چطور سپری می‌کنید، اختصاص بدهید. همه‌ی کارهایی را که انجام می‌دهید دقیق یادداشت کنید. به ویژه به زمان‌های آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام می‌دهید، توجه کنید. آیا این زمان‌ها را به بازی کردن می‌گذرانید یا تمیز کردن خانه؟ فهرستی از همه‌ی فعالیت‌های‌تان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید.
۲. زمانی را که در رفت‌و‌آمد برای کار، دانشگاه و… هستید تخمین بزنید
ما بخش عمده‌ای از روز را صرف رفتن از جایی به جای دیگر می‌کنیم. این رفت‌و‌آمدها برای ما ضروری است. زمان لازم برای این آمد‌وشدها را محاسبه کنید و در برنامه خود زمان کافی به آنها اختصاص دهید. بهتر است برنامه تان را بر اساس این زمان‌ها بهبود دهید.
۳. مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهرهوری را دارید
در حین برنامه ریزی به ترتیب انجام کارها توجه کنید. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین بهرهوری را دارید. بیشتر افراد صبح‌ها بهتر کار می‌کنند و بعدازظهر‌ها را به پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی اختصاص می‌دهند.
۴. بدانید که عادت‌های شما زندگی روزمره‌تان را تحت تأثیر قرار می‌دهند
انجام کارها بر اساس برنامه ریزی روزانه به ما نشان می‌دهد زندگی‌مان چقدر تحت تأثیر عادت‌های‌مان است. گاهی برخی عادت‌های بد مانع رسیدن شما به اهدافتان می‌شوند، در مقابل برخی عادت‌ها سودمند و یاری‌رسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادت‌های سودمند و آسیب‌رسان را شناسایی کنید.
مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقه‌تان کنید تا جای که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدت‌تان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواسته‌های دیگران می‌شوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیب‌رسان هستند. پس مهم است که بدانید عادت‌های‌تان چطور بر زندگی شما تأثیر می‌گذارند.
پس از شناسایی عادت‌های آسیب‌رسان، سعی کنید با یافتن روش‌های جایگزین از زمان‌تان بهتر استفاده کنید. این روش‌ها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازی‌های ویدیویی، ساز زدن و… می‌کنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید. شاید هم لازم باشد کمی تمرین کنید و نه گفتن به دیگران را یاد بگیرید!
۵. از وقت‌های تلف‌شده بکاهید
شاید برخی از کارهایی که می‌کنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آنها واقعا اجتناب‌ناپذیر هستند مثل رفت‌و‌آمد به محل کار یا مراجعه به ادار‌ه‌ای خاص در شلوغ‌ترین ساعت روز تنها به این دلیل به یک برگه‌ی امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقت‌های تلف شده‌تان انجام بدهید، مثلا میتوانید صبحانه‌تان را در طول مسیر رفتن به سر کار و در اتوبوس میل کنید.
اهمیت برنامه ریزی
تا حالا به این موضوع دقت کردید که چرا افراد موفق کارهایی که در طول روز انجام می‌دهند از سایر افراد مفیدتر است؟ آن ها هم مثل ما در هر روزشان ۲۴ ساعت وجود دارد. ولی با این حال تعداد کارهای انجام شده در طول روزشان بیشتر از ما است!
دلیلش مشخص است. چون آنها مدیریت زمان و برنامه ریزی را به خوبی بلدند و با این دو مهارت، توانستند از زمانشان بهترین استفاده را ببرند.
یک بار دیگر به جملات و دردسرهایی که در مقدمه گفته شد دقت کنید. فکر می‌کنم از بین رفتن همین مشکلات به اضافه کلی مشکل دیگر برای پی بردن به اهمیت بالا و اهداف برنامه ریزی کافی باشد. اما بازهم به برخی ازاهداف آن اشاره می‌کنیم.
مدیریت زمان
منظم شدن
انجام دادن تمام کارها
افزایش قدرت اراده و سرسختی
غلبه بر تنبلی
و کلی فایده دیگر که حتی نام بردنشان از حوصله متن خارج است و به شما پیشنهاد می کنم که در این رابطه حتما سری به مقاله اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان مراجعه کنید.
برنامه ریزی روزانه در واقع نوعی نقشه برداری از فعالیت‌های روزمره فرد است؛ همچنین می‌تواند شامل نوشتن شکرگذاری، داشتن لیست کارها، یادداشت نکات قابل توجه و اتفاقات مثبتی که برای ما اهمیت ویژه ای دارند. شما با داشتن یک برنامه ریزی مرتب و یادداشت کردن روزانه آنها دیگر میتوانید هر موقع که خواستید متوجه شوید در فلان روز دقیقا چه کاری را انجام داده‌اید. برای مثال اگر تاریخ قبلی را برای انجام یک کار فراموش کرده‌اید میتوانید تنها با یک رجوع ساده به دفتر برنامه ریزی‌تان از تاریخ دقیق برگزاری آن اطلاع پیدا کنید.
نکات ارائه شده در زیر به شما نشان می‌دهد که چرا برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان و بزرگسالان در راه رسیدن به موفقیت از اهمیت بالایی برخوردار است:
نداشتن برنامه روزانه علت استرش بیش از حد در افراد می باشد. در واقع داشتن یک برنامه مناسب از جهتی باعث آرامش خاطر شما می‌شود که به شما این اعتماد را می‌دهد که از قبل یک برنامه عملی برای رسیدن به اهدافتان تنظیم کرده‌اید و اهداف شما ۱۰۰% قابل تحقق هستند.
برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا در برابر موانع پیش رو کاملا آماده باشید، زیرا بخشی از اهمیت داشتن یک برنامه مناسب در این است که به شما فرصتی می‌دهد تا هرگونه پیش آمد تصادفی را از قبل در نظر بگیرید و برای مقابله با آن نقشه طراحی کنید.
برنامه داشتن همچینن به عنوان روشی برای ارزیابی پیشرفت شما در حین کار تلقی می‌گردد. فعالیت‌های روزانه و هفتگی شما را در طی روزها و هفته های گذشته به وضوح نشان می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد تا بررسی کنید ببینید آیا واقعا طبق برنامه خود پیش رفته‌اید یا خیر.
یکی از مهم ترین برنامه هایی که باید داشته باشیم، برنامه ریزی روزانه است. چرا که همین برنامه های کوچک و روزمره زندگی هستند که در نهایت موفقیت های بزرگ ما را شکل می دهند. اگر ما چندین ماه و حتی چندین سال بتوانیم برنامه روزانه درستی داشته باشیم و خیلی منظم و درست پیش برویم، قطعاً نتیجه بسیار خوبی خواهیم گرفت و مانند تصویر زیر که نت های موسیقی کوچک به هم پیوسته شدند تا در نهایت یک نت درست را بسازند، ما هم روز به روز کامل تر خواهیم شد و نهایتاً می توانیم موفقیت بزرگی را از آن خود کنیم. به همین دلیل ما قصد داریم در این مقاله بیشتر درباره برنامه ریزی روزانه صحبت کنیم تا ابتدا روزهای خوبی را برای خود رقم بزنیم و سپس دوران خوب خودمان را شروع کنیم.
- ۰۰/۱۰/۱۲